情報を「内部にて発生するもの」と「外部から入手するもの」とに大きく分類すると、共有化が容易なのは「内部にて発生するもの」です。
グループウェア等を導入し、社内ルールさえ整備すれば情報共有化体制はある程度確立します。
ところが、厄介なのが「外部から入手する情報」です。自社の“情報共有化”や更には“ペーパーレス”が実現していたとしても、取引先もそうであるとは限らないからです。
特に、「名刺」や「取引契約書」は基本的に紙媒体を前提としたコミュニケーション文化として成り立っており、これらが完全にペーパーレスとなることは有り得ません。よって企業にとっての情報共有化はこうした「外部から入手する情報」をいかにコントロールするかが肝になります。
前者の「名刺」は企業にとっての重要なマーケティングツールです。個人情報管理の重要性が言われている中、きちんとしたルートで入手し得る貴重な外部情報となります。しかしながら折角の情報を、個々の営業担当者がそれぞれに管理をしていては効果が半減してしまいます。「名刺」は企業内の共通資産としてもっと活用されて良いはずなのです。
「名刺情報共有化」のための最も手軽な方法は、営業担当者が入手した「名刺」を個々がポータブルスキャナーでスキャニングし、市販の名刺管理ソフトに登録することでしょう。その情報を社内ネットワークで検索・閲覧できるようにすれば良いのです。そのための優れた名刺管理ソフトも数多く発売されています。
ところが、忙しい営業担当者にとっては、実は名刺を一枚一枚スキャニングすることはかなり面倒な行為です。OCR機能で読み取った場合も、変換ミスが発生するのが常で、結局、ほとんど全ての名刺について手直しが必要となることは御自分で入力されたご経験がある方ならお分かりかと思います。即ち、営業担当者にこうした業務を強いることは、想像以上の大きな負担になってしまうのです。
一方、後者の「取引契約書」については規模が大きく部署が複数多岐に渡る企業様において、共有化がなされていないケースが目立ちます。また共有化されているとしても、紙媒体としてファイリングし、キャビネットで保管し、索引を見ながら該当企業の取引契約書を引っ張り出す場合がほとんどです。
共有化がなされていないこと自体についての弊害としては、新規に取引を検討している先が、既に当該企業の他部署との取引があるにも関わらず、企業調査をして、稟議をあげて、取引先としての適正を一から判断し直す手間が発生することが挙げられます。このことはスタッフの貴重な時間を無駄に費やすと共に、取引先に対して対応の鈍さを印象付けることにもなり兼ねません。
また、共有化は出来ているものの書類としてファイリングしている場合、「キャビネット等の広い保管スペースが必要となる」「情報検索に時間がかかる」「営業拠点が複数箇所にまたがる場合、コピー等をとるため紙の使用量がバカにならない」といった問題が生じます。
「取引契約書」情報の共有化のための電子化により、これらの問題が解消されるのです。
弊社は、これらの「名刺」や「取引契約書」の電子化サービスをワンストップでご提供致します。
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