文書のスキャニング、大判図面の電子化、書類の管理のことならアニモにおまかせください。

昨今はスキャナーの機能も向上しており、ポータブルスキャナーといえどもその機能は侮れません。
単純に書類を取込み、電子化するという行為だけを捉えれば、企業電子化ニーズに対応し得る機種もたくさんでています。
また、わざわざスキャナーを新たに購入しなくても、複合機でも充分に対応できるケースもあります。

しかしながら、「紙が発生する」⇒「スキャナで電子化する」⇒「共有フォルダに入れる」といった、言ってしまえばたったこれだけの業務フローを長期継続的にちゃんと回せている企業様はそれほど多くありません。
特に営業担当者は、日々の忙しさからどんどん書類をためていってしまうものです。
そして後でまとめてスキャニングしようにも、もうニッチもサッチもいかなくなり、そのためだけに、わざわざ派遣社員を活用して、スキャニングするといったケースが往々にしてあります。

この場合の問題点として、まず 第一に営業担当者がまとめた時間をわざわざスキャニングのために確保することは販売活動機会の大きな損失となります。更には、本来コスト削減のための自社内業務が、結局回せなくて派遣社員を活用することは本末転倒です。もちろん厳格な「社内ルール」にてきちんと運用されている企業様も見えますが、このやり方は思っているよりも敷居が高いとご認識ください。そうそう、後で検索することを念頭において仕組みづくりすることも大切ですね。

OCR処理とは画像として読み取った文字をOCRソフトで解析して、テキストの文字データに変換することです。
「文字入力を必要としない魔法のソフトだ！」と絶賛するOCR信仰者も時折いらっしゃいます。

さて、OCRの認識率は平均95％以上と言われています。
100の文字のうち、95文字はきちんと読み取ってくれるということです。

この数値をご覧になってどう思われますか？

もし「すごい!!」と感じられたら・・・数字のマジックにはまっている可能性があります。

本来、OCRソフトを使う理由は、入力負荷を減らす、即ち時間と労働力の削減が大きいハズです。しかしながらOCR処理をした後に、5％の誤認識データをチェックする作業の負荷が大きいケース、つまり『最初から入力した方が手っ取り早いじゃないか!!』と後悔することが往々にあります。
時と場合と目的に応じて使い分けることをオススメします。

ちなみに、手書き文字の認識率は10％程度とも20％程度とも言われており、OCR機能はほぼ使えないと考えた方が無難です。

ワークフローシステムとは、電子化された申請書や通知書をあらかじめ決められた作業手順（決裁ルート）に従い、集配信する（デリバリーする）、決裁処理を行うこと。　稟議・報告書・届出申請の承認手続きを電子化して、スピード向上、業務効率化、内部統制強化を図る機能である。（wikipediaより）

ベンダーがこのシステムを売り込む時の殺し文句のひとつが、「社内ペーパーレス化が実現しますよ」ですが、その際、ペーパーレス化の範囲を正確に認識する必要があります。社内のみで発生する書類であれば、徹底した「社内ルール」で縛り付けることができますが、外部からの書類・FAXをどう処理するのかを考えておかないと効果が半減します。実際に、この点についての仕組みづくりが甘かったため、システム導入後も「おかしいなあ、実感として紙が減っていなのだけど･･･」とお感じになる場合も多いようです。