はじめに
電子文書を管理するうえで用いるソフトウェアについて、以下に従って話をします。
PCで作成されたファイル
大まかに、PC上で作成される電子文書は以下のような分け方をすることができます。
- Microsoft Office形式(Word、Excel等)
- 画像ファイル
- その他、各業務において必要なファイル形式
このうち1、2はほぼまちがいなく文書管理システムで取り扱うことができます。
3の「その他、各業務において必要なファイル形式」については別途調査が必要となります。
紙文書をスキャニングによって電子化したファイル
紙媒体をスキャニングした場合、直接Microsoft Office形式(Word、Excel等)にするといったことは基本的にできず、以下のいずれかを選ぶことが多くなります。
- Docuworks形式
- 画像ファイル
上記はそれぞれに利点と欠点があります。各業務に合ったファイル形式を選ぶことをお勧めいたします。
電子文書として最も普及していると思われる。電子化目的が保存(必要なときに紙に印刷し直すのみ)ならば最もお手軽。
電子データのまま活用する場合、キーワードによる検索の信頼性が低い。(ver7.0までを見る限り、含まれていても必ずしも検索ヒットしない)よって文書内容をキーワードにする場合はスキャン時にOCRをかけ、透明テキストデータを重ねて保存するのが主体となっている。
電子文書の本体はJPEG画像を基本としており、OCRによる文書データは別途用意する仕組みになっている。
ただしPDFと違い、最初からOCRを想定して作られているためファイル容量や検索速度で勝る。また富士ゼロックスの複合機であるDocuCentreと連動した文書管理が可能であるため、「オフィス環境に複合機が必要」かつ「電子文書管理を行う」場合は有力な選択肢となる。
一方でビューアの普及がPDFより明らかに劣るため、他者へ電子文書を配布するフォーマットとしては不向き。その場合は素直にDocuworksのPDF変換機能を用いた方がよいと思われる。
写真やイラストその他の「文字情報以外」を保存することを想定した場合は必ずしも電子文書である必要がないため、各種画像フォーマットを用いることがある。また、採用する文書管理システムによっては1ページ毎に個別の画像ファイルとして保存する形式を採用することもある。汎用フォーマットであるためどんなPCでも見られることが多い反面、電子文書ではないため電子認証は基本的に受け付けない。
