はじめに
電子文書を管理するうえで用いるソフトウェアについて、以下に従って話をします。
特定のPCのみで管理／閲覧する方法
以下に紹介するソフトウェアは特定のPCにインストールすることによって「そのPCで文書管理を行う」ことを想定しています。そのため、オフィス内のすべてのPCから閲覧するといった用途は2の次、あるいは無視した運用となることをご承知ください。ここに紹介したソフトウェアは一部であり、他にも多数存在します。
- Docuworks形式で電子文書を作成する機能のほか、別形式(PDFやMicrosoft Office形式他)も一括して管理できる。 また、この手の製品としては珍しく別アプリ購入なしでPDF変換が行える。 ただし文書管理システムとしてはユーザーインターフェースが特異で、Docuworksに慣れないと使いにくい可能性がある。
- エクスプローラに似たインターフェースで扱え、またwebサイトを電子文書として扱える。Acrobat連携をうたっているが、現状の最新バージョン(PaperPort3.0)でAcrobat6以降に非対応。また、PaperPort上でPDFを作成する機能は別アプリが必要。(Adobe PDF Writer) さらに標準でネットワーク連携機能を持たない等、欠点も満載。(ネットワーク経由で電子文書をやりとりするにはファイルシステムでの対応が必要になる) 海外製品であるため、日本では代理店を通して販売されているものを利用するのが一般的。
- エクスプローラに似たインターフェースで扱え、またwebサイトを電子文書として扱える点でPaperPortに似ているがPDFへの変換は別ア プリ(pdfFactory2)を使う。
- 単体でもエクスプローラに似た標準の文書管理ソフトとして使えるが、文書管理におけるページ管理やOCR機能にAdobe Acrobatを用いることを前提に設計されている。そのためAcrobatをバンドルした製品もパッケージとして売られている。 PDF中心の用途ならば検討の余地ありか。
- 画像ファイルをひとつのフォルダに管理することで、フォルダ単位で「ひとつの書類」として扱うためのアプリケーション。 キーワード埋め込み等、最低限の機能は備えている。 ただし同時に開けるのはひとつのフォルダのみであり、統合管理用アプリではない点は注意。 また書類単位での電子認証が不可能(ページごとに別ファイルになっている)。
ネットワーク等によって不特定のPCから閲覧するための管理方法
以下はサーバにて電子文書管理を行い、不特定多数のPCから電子文書を利用することを想定したソフトウェアです。ここに紹介したソフトウェアは一部であり、他にも多数存在します。
- Docuworksで取り扱う文書をネットワーク活用するための製品。 Docucentreが持つインデックスサーバだけでは容量が足りない場合や、過去の文書を一括して電子文書化し、ひとつのサーバに管理しつつ不特定多数で閲覧したいといった場合に力を発揮する。ただしDocuworks形式の文書を開くにはビューアが必要(プレビューはできる)。
- 文書管理というより企業情報管理システムの位置付けが強く、関係者のスケジュールやタスクとの関連性を考慮した文書管理を行える。現在進行形で文書が改変されていくタイプの電子文書を明確なポリシーで扱いたい場合等には選択肢となりうる一方で、単なる書庫サーバとして用いるには機能が多すぎる。
- プレビューに書類概要が添付表示されるため、内容を確認しながら書類を選定したいといった研究成果や論文、文献調査を行うタイプの電子文書を取り扱うには非常に向いている。
- 別の情報システムから検索エンジンとして呼び出し、該当のファイルを探し出すという用途に用いることができる。 ただし他ソフトと違い、ブラウザ上ではなく専用ウィンドウが開くタイプ。
