はじめに
電子文書を管理するうえで用いるソフトウェアについて、以下に従って話をします。
OCRの利用有無について
OCRとは「スキャナで読み取った画像から文字を識別して文書に変換するソフトウェア」のことです。ここではこの機能を必要とするかどう かについて話を進めます。
貴社が電子文書を「保存さえできていればいい。必要なときはファイル名から該当の書類を呼び出して閲覧・印刷する」という方針で運用する場合、電子文書は必ずしも文字情報として認識されなくてもよいことになります。つまり「人間が見て分かればいい、機械が文字として処理できなくてもいい」ことになります。この場合OCRは必要ありません。
ただし、web上の検索エンジン(yahoo! Japan等)から「キーワード"○○"で検索」といった作業を電子文書にも行いたい場合は、電子文書化の際にOCRを導入しておかなければなりません。OCRをかけるまではスキャニングした電子文書はただの絵であって、文字情報ではないからです。イラストと書類の違いをコンピュータは自動的に見分けません。文字情報に直す仕組みを用いてはじめて区別されるのです。
いろいろおどしをかけましたが、実際には文書管理システムは何らかのOCRソフトウェアを備える、あるいは別途用意することで利用することができる仕組みを持っています。そのため「OCRが必要かどうか」という点のみ明確にしておけば恐れることはありません。以下にOCRソフトの一例を紹介します。
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